10 эффективных советов по тайм-менеджменту для управления своей рабочей нагрузкой

1. Проведите аудит времени

Чтобы более рационально использовать свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для учета времени, но, честно говоря, я предпочитаю вести его в легком режиме - система блокнотных карточек Марка Андреессена всегда работала для меня.

На простой карточке размером три на пять запишите свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но не планировали сделать накануне вечером - рабочий день всегда любит подкрадываться незаметно.

Посмотрев на свою карточку в конце дня, вы увидите, чему вы отдали приоритет (и успели ли вы это сделать) и какая работа была добавлена в вашу тарелку. Дополнительная работа - это хорошо, но если вы день за днем не избавляетесь от основных задач, значит, что-то не так.

2. Составьте расписание на день

Для меня, если не запланировано, то не сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для того, чтобы оставаться сосредоточенным и продуктивным. Даже "свободное время" для реализации побочных интересов я заношу в календарь.

Если оно не запланировано, оно не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен занимать не более одного часа в день. Если я обнаружил, что на выполнение этого шага уйдет больше часа, значит, я недостаточно разбил его на части.

Даже если я закончу все шаги в этот день раньше, я удерживаю себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это помогает мне не перегореть, и я более мотивирован на следующий рабочий день. Эта стратегия также не дает мне сделать шаг "наполовину", что не так приятно, как сделать все, что было запланировано на этот день.

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и расставьте их в своем календаре. Все остальное должно соответствовать им или быть отброшено.

Заведите себе отличного помощника, которому вы сможете делегировать составление расписания и другие рутинные действия. Этот человек может стать для вас одним из самых больших помощников в повышении продуктивности и снижении стресса.

4. Группируйте связанные задачи вместе

Вместо того чтобы начинать с верхней части списка и работать вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем объедините похожие задачи в группы. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, налаживание контактов, бумажная работа или творческая деятельность.

Группируя (или объединяя) схожие по характеру действия, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете обороты по мере выполнения связанных задач, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

5. Старайтесь не работать в режиме многозадачности

В наши дни кажется, что у каждого из нас меньше времени, чем хотелось бы, чтобы успеть сделать то, что мы хотим. Интернет и социальные сети ускорили получение новостей, поддержание контактов с людьми и общение с клиентами. Это также привело к появлению у всех нас некоторых вредных привычек, одной из которых является многозадачность.

Согласно исследованиям, проведенным Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит время. На самом деле, она засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге мешает вашей общей функциональности.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность даже влияет на вашу долгосрочную и краткосрочную память. Хроническая повседневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в голове, а также на способность извлекать информацию.

6. Установите временные ограничения для задач

Теперь возьмите этот проект или рабочий продукт и разбейте его на более мелкие подзадачи и установите временные рамки, или ограничьте время, которое потребуется на выполнение каждой из этих задач - даже если на каждую из них уйдет по пять минут.

Таким образом, вы должны очень четко определить, чего вы хотите достичь, чтобы знать, когда вы закончите - когда вы добьетесь успеха - и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить тот удар дофамина, который зарядит вас энергией, мотивацией и радостью продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и бросаться в работу без всякого намерения, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что мы действительно достигли того, что намеревались достичь.

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы делают вас более продуктивными. Уильям С. Хелтон, профессор кафедры человеческих факторов и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в котором протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за серией железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, в то время как другой группе дали пятиминутный перерыв на полпути выполнения задания.

Второй группе были даны различные виды деятельности, которые они могли выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от вида деятельности, вторая группа показала заметное улучшение своей работы.

Исследование также показывает, что тип перерывов, которые вы делаете, очень важен. Psychology Today сообщает, что важно отвлечься от уведомлений, текстовых сообщений и устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или позанимайтесь спортом - то, что не будет напрягать ваш мозг и глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем арсенале и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устраните отвлекающие факторы

То, как вы распоряжаетесь своим временем, имеет значение только в той степени, в какой вы контролируете свое внимание на поставленной задаче. Это связано с тем, что если вы выделите время на выполнение задачи, но потратите его на переключение между несколькими различными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы задумали. Управление своим вниманием означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также выполнение одной задачи для более качественной и быстрой работы.

9. Оставайтесь организованным

Организация - важный метод управления временем. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Университета Аризоны, говорит: "Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекает и мешает нашей способности концентрироваться и сосредотачиваться". Далее она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как аккуратность помогает животным работать с максимальной отдачей.

Организованность означает не только физическую организацию пространства, но и умственную. В отличие от совета 4, умственная организованность заключается не в группировке похожих задач, а в расстановке приоритетов. Поэтому поставьте цели на день и попробуйте распределить задачи по группам, например:

Ежедневные задачи: задачи, которые вы знаете, что должны выполнять каждый день, например, отслеживание своего времени, проверка электронной почты, вход в корпоративную сессию Slack и т.д.

Срочные задачи: задачи, которые чувствительны ко времени и требуют вашего немедленного внимания.

Важные задачи: задачи, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. К этой категории относятся многие текущие проекты.

Мелкие задачи: это задачи, для выполнения которых требуется немного мозговой энергии и/или небольшое количество времени. Например, отправка электронного письма, ответ на сообщение в Slack или обновление профиля в LinkedIn.

10. Соблюдайте темп

Будучи предпринимателем, вы часто находитесь в режиме сверхэффективности, потому что вы все время в работе. Держите себя в руках. Время еще будет. Однако вам нужно время, энергия и внимание, а если вы будете выкладываться на полную катушку, то истощите себя.

Знаете ли вы, что такое "достаточно хорошо" для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и доработка теряют драгоценное время и не являются необходимыми. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

Если после внедрения данные советы вам не принесли желаемого результата, можно попробовать посетить специализированные курсы, где вас научат тайм-менеджменту. Например в Школе MBA а курсах стратегического менеджмента https://www.gd.ru/school/mba.