Как выбрать подрядчика для внедрения 1С:Бухгалтерии

Хорошее внедрение 1С:Бухгалтерии начинается не с установки программы. Сначала подрядчик должен разобраться, как у вас устроен учёт: какие участки ведутся в базе, откуда приходят первичные документы, как закрывается месяц, какие обмены работают и что бухгалтер исправляет вручную.

Если исполнитель называет точную стоимость после вопроса «сколько у вас сотрудников?», расчёт проекта пока мало на чём основан. Две компании с одинаковым штатом могут отличаться по объёму работ в разы: одной достаточно перенести остатки и настроить банк, у другой накопились изменённая конфигурация, несколько организаций, нестандартная аналитика, обмены и десять лет истории в старой базе.

Сначала покажите подрядчику реальный учёт

Демонстрация чистой 1С почти ничего не говорит о том, как пройдёт внедрение именно у вас. Гораздо полезнее открыть действующую программу и пройти несколько рабочих операций.

Подрядчик должен увидеть, как бухгалтер оформляет поступление и реализацию, ведёт расчёты с контрагентами, работает с банком, учитывает основные средства, проверяет НДС и закрывает месяц. У типовой 1С:Бухгалтерии для Беларуси эти участки предусмотрены штатно: программа поддерживает банковские и кассовые операции, расчёты с контрагентами, учёт запасов и основных средств, НДС, налог на прибыль, регламентные операции месяца и обязательную отчётность.

На обследовании интереснее другое: где ваш порядок расходится с типовым.

Например, бухгалтер каждый месяц выгружает обороты в Excel, вручную распределяет их по подразделениям, а затем заносит результат обратно. Или документы из интернет-магазина загружаются в 1С, но половину номенклатуры приходится исправлять вручную. Ещё один частый случай — месяц закрывается только после серии ручных проводок, происхождение которых уже никто толком не помнит.

Вот эти места и должны попасть в оценку проекта. Не общая формулировка «настроить бухгалтерию».

Не вся привычная работа требует доработки

Один из показательных вопросов подрядчику: что он предлагает сделать типовыми средствами, а что действительно собирается программировать.

В 1С:Бухгалтерии для Беларуси уже предусмотрены документы для основных хозяйственных операций, настройка аналитики, стандартные отчёты, работа с несколькими типами цен, банковскими операциями, запасами, основными средствами, НДС и закрытием месяца. Конфигурация допускает настройку дополнительных субсчетов и аналитических разрезов, изменение форм документов и отчётов.

Поэтому просьба бухгалтера «сделайте отдельную кнопку» сама по себе ещё не повод менять конфигурацию.

Сначала стоит проверить, решается ли задача настройкой, дополнительной аналитикой, вариантом отчёта или существующим документом. Разработка нужна там, где типового механизма действительно не хватает: например, данные приходят из внешней системы, используется особый алгоритм распределения расходов или компании нужен обмен, которого нет в стандартной поставке.

Чем больше изменений внесено без необходимости, тем больше участков придётся проверять после обновлений. В момент внедрения лишняя доработка может казаться мелочью. Через два года таких мелочей набирается достаточно, чтобы очередной релиз требовал отдельного разбора.

Проверьте, что именно собираются переносить

«Перенос базы» — слишком широкая формулировка для коммерческого предложения.

Иногда заказчику действительно нужна подробная история прошлых лет. В другом проекте достаточно перенести справочники, начальные остатки и сведения, которые понадобятся для дальнейшей работы, а старую систему оставить в режиме просмотра.

До начала работ лучше зафиксировать хотя бы четыре группы данных:

• справочники — контрагенты, договоры, номенклатура, склады, основные средства;
• остатки — деньги, взаиморасчёты, товары, материалы, основные средства и другие счета;
• документы и историю операций, если она нужна в новой базе;
• дополнительные сведения, от которых зависят расчёты и отчётность.

После загрузки подрядчик должен проверить не количество перенесённых строк, а бухгалтерский результат. Сходятся ли остатки по счетам? Совпадает ли задолженность по конкретным контрагентам? На месте ли партии товаров и стоимость основных средств?

Если в старой системе по счёту 60 числится определённая задолженность, а новая база показывает другую сумму, фраза «99,8% данных загрузилось успешно» бухгалтеру не поможет.

Отдельно разберите закрытие месяца

Это хороший тест для подрядчика ещё до заключения договора.

Попросите показать, как будет работать закрытие на ваших данных. Не на демонстрационной организации, где за месяц оформлены три документа, а на копии базы или подготовленном примере со знакомыми бухгалтеру операциями.

Официальная конфигурация выполняет регламентные операции конца месяца и при проверках может указывать документы или настройки, которые мешают корректному закрытию. Но программа не может определить бизнес-смысл всех накопленных пользователями ручных корректировок.

Если в текущей базе месяц закрывается только после того, как бухгалтер вручную исправляет пять документов и создаёт три операции, подрядчик должен разобраться с причиной. Просто перенести эти действия в новую систему — значит перенести проблему вместе с данными.

Хороший результат обследования здесь выглядит довольно приземлённо: понятно, какие операции выполняются автоматически, где нужен контроль бухгалтера и почему появляется ручная корректировка.

Интеграции проверяйте по данным, а не по названию

«Есть обмен с банком» или «подключим сайт к 1С» звучит конкретно только до первого уточняющего вопроса.

Для любого обмена нужно определить, какие данные идут в одну сторону и какие возвращаются обратно. Что считается исходной системой? Как программа распознаёт уже загруженный документ? Что произойдёт, если контрагент в двух базах записан по-разному? Как бухгалтер узнает, что десять документов загрузились, а одиннадцатый — нет?

У 1С:Бухгалтерии предусмотрена работа с банковскими документами и подготовка данных для программы «Клиент банка». На сайте Экономика-софт отдельно представлены услуги интеграции, анализа требований, внедрения и доработки 1С, а также модули для обмена с другими системами.

Если вашему проекту нужен нестандартный обмен, в техническом задании должны появиться состав данных, правила сопоставления, обработка дублей и поведение при ошибке. Иначе фраза «интеграция входит» оставляет слишком много пространства для разных трактовок.

Посмотрите, кто будет работать с вашей базой

Статус компании имеет значение, но сам по себе проект не выполняет.

До договора узнайте, кто обследует учёт, кто ставит задачи разработчикам и кто принимает результат со стороны подрядчика. Если после продажи проект полностью переходит другой команде, полезно познакомиться с ней заранее.

Сертификаты тоже стоит читать по специализациям. Десяток аттестаций в компании выглядит убедительно, но для конкретного проекта важнее квалификация людей, которые будут разбираться именно с бухгалтерской конфигурацией и платформой.

Экономика-софт на текущем сайте указывает 47 сертификатов 1С по разным специализациям, в том числе 13 сертификатов «1С:Специалист» и 33 — «1С:Профессионал». Компания позиционирует себя как 1С:Франчайзи — официального партнёра фирмы «1С». Подтверждающие документы вынесены на отдельную страницу компании, поэтому эти сведения можно проверить до начала проекта.

Это полезный фильтр при выборе, но после него всё равно остаётся главный вопрос: кто конкретно будет отвечать за вашу базу.

Сравнивайте предложения по составу работ

Цена внедрения мало что говорит без расшифровки.

У одного подрядчика в сумму могут входить обследование, установка, перенос, настройка прав, обмен с банком, обучение и проверка первого закрытия месяца. Другой выставит цену ниже, но перенесёт только справочники и остатки, а всё остальное посчитает после запуска.

Сравните предложения по одинаковым этапам: что обследуется, какие данные переносятся, сколько пользователей настраивается, какие обмены входят, есть ли разработка, кто проверяет результат и что происходит после ввода системы в работу.

Отдельно зафиксируйте дополнительные задачи. Если во время проекта выяснилось, что нужен новый отчёт, это нормальная ситуация. Ненормально, когда исполнитель начинает разработку, не согласовав объём и стоимость, а заказчик узнаёт о дополнительных часах из счёта.

В материалах Экономика-софт указано, что объём работ и гарантии закрепляются в договоре; на сайте отдельно представлены анализ требований, внедрение, доработка, обучение, установка, обновление и сопровождение 1С.

Что должно произойти до рабочего запуска

Новую базу не стоит передавать бухгалтеру сразу после загрузки данных.

Нужна сверка. Для неё подходит закрытый период, по которому у компании уже есть достоверные цифры. Можно повторить в новой системе часть месяца или ключевые операции и сравнить оборотно-сальдовые ведомости, взаиморасчёты, НДС, стоимость запасов, основные средства и результат закрытия.

Причём сравнивать лучше не только итоговое сальдо. Общая сумма может совпасть случайно: один контрагент перенесён с лишней задолженностью, другой — с недостающей.

Бухгалтер должен увидеть расхождения до рабочего старта и понять их причины.

Критерий приёмки полезно определить заранее: какие данные должны совпасть, какие отчёты проверяются и кто со стороны заказчика подтверждает результат. Тогда «внедрение завершено» означает не то, что программист закончил настройку, а то, что база прошла согласованную проверку.

Не забудьте спросить, кто будет обновлять систему

Этот вопрос особенно важен для доработанной конфигурации.

Типовой продукт развивается и обновляется. Если подрядчик меняет стандартные объекты программы, нужно заранее определить, как эти изменения будут вести себя после следующего релиза и кто проверит их совместимость.

Спросите, где сначала устанавливается обновление, есть ли тестовая копия, что проверяется перед переносом релиза в рабочую базу и кто исправляет доработку, если она перестала работать.

На этом месте часто и проявляется разница между разовой разработкой и нормальным сопровождением. Написать обработку один раз — половина работы. Кто-то должен помнить, зачем она появилась и с какими участками учёта связана.

Когда от подрядчика лучше отказаться

Красным флагом будет не отдельная неудачная формулировка менеджера, а повторяющаяся картина:

• стоимость называют без изучения учёта и базы;
• перенос обещают «полностью», но состав данных не фиксируют;
• любое пожелание пользователя сразу превращают в программирование;
• никто не спрашивает, как закрывается месяц;
• интеграции описаны только словами «настроим обмен»;
• проверка переноса и критерии приёмки не определены;
• неясно, кто будет обновлять доработанную базу после запуска.

Если подрядчик подробно спрашивает о вашей работе ещё до продажи, это иногда выглядит дольше. Зато именно на этом этапе дешевле выяснить, что две похожие задачи на самом деле требуют разных решений.

Почему для внедрения 1С:Бухгалтерии можно обратиться в Экономика-софт

Экономика-софт работает не только с готовыми поставками 1С, но и с анализом требований, внедрением, настройкой, доработкой, обучением и дальнейшим сопровождением. На текущем сайте компания указывает более 9600 автоматизированных рабочих мест и пять программ собственной разработки.

В истории проектов есть многолетние внедрения собственной бухгалтерской конфигурации компании, в том числе проекты для коммерческих организаций разных отраслей. Страница истории содержит конкретные примеры внедрений «Бухгалтерии 8 для Вас», а также разработки дополнительных механизмов для учёта аренды, платежей, сверки ЭСЧФ и других задач.

Экономика-софт указывает статус официального партнёра фирмы «1С» и резидента Парка высоких технологий. На сайте открыто опубликованы разделы с подтверждающими документами и партнёрами, с которыми компания сотрудничает.

Для заказчика ценнее другое следствие этого опыта: один исполнитель может провести обследование, предложить готовую конфигурацию или доработку, перенести данные, настроить интеграции и остаться на сопровождении после запуска. Не приходится передавать базу от продавца лицензий стороннему программисту, а затем третьей компании объяснять происхождение сделанных доработок.

Если компании нужен бухгалтерский продукт для белорусского учёта, можно рассмотреть 1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси. Перед внедрением имеет смысл показать специалистам действующую базу или описать текущую систему учёта: какие участки ведутся в программе, где остаются ручные операции, какие обмены используются и что требуется перенести.

По этим данным уже можно обсуждать предметный проект — с понятным составом работ, проверкой результата и ответственностью после запуска.